QM-Systeme für Lebensmittelbetriebe
Ein QM-System, das im Betrieb tatsächlich gelebt wird
Für Fleischereien, Bäckereien, Käsereien und jeden anderen Betrieb, der Lebensmittel herstellt oder verarbeitet. HACCP-Konzept und Dokumentation entlang Ihrer Abläufe statt aus dem Musterordner. Auf Wunsch übernehmen wir die laufende Pflege, bis zum Gespräch mit dem Veterinäramt.
Verband & ZulassungenZugelassen für die staatliche Beratungsförderung
Das Problem
QM scheitert selten am Wissen. Es scheitert am Alltag
Kleine Lebensmittelbetriebe haben keine QM-Abteilung. Der Chef macht es abends mit, das Team füllt Listen aus, die niemand auswertet, und vor dem Audit wird drei Wochen lang nachgetragen. Wiedererkannt?
„Wir brauchen endlich ein richtiges QM-System.“
Unklar ist nur, welcher Standard für uns gilt und wie umfangreich das Ganze werden muss.
„Unsere Dokumentation ist zu kompliziert.“
Formulare werden unvollständig ausgefüllt, und die Lücke fällt erst Wochen später auf.
„Wir haben zu viel Papierkram.“
Ordner in jedem Regal, und trotzdem findet niemand sicher die gültige Fassung.
„Ein Audit oder eine Kontrolle steht an.“
Die Nachweise fehlen oder sind lückenhaft, und der Termin steht schon fest.
„Unser bestehendes System funktioniert nicht.“
Es steht im Regal statt in der Produktion. Meist ist es nicht falsch, nur zu groß.
„Wir möchten unser QM digitalisieren.“
Uns fehlt der Anfang, und die Sorge ist, dass am Ende zwei Systeme parallel laufen.
Die Antwort darauf ist weniger Dokumentation, nicht mehr
Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsvorgaben und Formblätter entstehen entlang Ihrer tatsächlichen Abläufe. Was Sie nicht brauchen, wird auch nicht geschrieben. Der Dokumentationsaufwand liegt dadurch deutlich unter dem von Standardsystemen.
So arbeiten wir zusammen
Aufbauen, betreuen oder beides
Manche Betriebe brauchen ein System, andere jemanden, der es dauerhaft pflegt. Welcher Weg zu Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch.
System aufbauen oder überarbeiten
Ein HACCP-Konzept und QM-System, das zu Ihren Abläufen passt. Oder ein bestehendes System, das wir prüfen und auf das Nötige zurückschneiden.
- Fließschemata und Gefahrenanalysen für alle wesentlichen Prozesse
- Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formblätter
- Abgerechnet nach Projekttagen, oft förderfähig
Dauerhaft betreuen
Wir übernehmen die Pflege Ihres QM-Systems. Sie kümmern sich um die Produktion.
- Termine vor Ort in festen Abständen, dazwischen Arbeit aus unserem Büro
- Erinnerung an die Eigenkontrollen, auch in den Filialen
- Auditbegleitung und Ansprechpartner für die Behörden
- Feste Monatspauschale. Das Ziel: keine Zusatzkosten für Audits
Papierlos mit roXtra
Das QM-System als Software im Browser, direkt verbunden mit unserem Büro.
- Vorhandene Dokumente übernehmen wir ohne großen Aufwand
- Formulare am PC, Tablet oder Android-Smartphone
- Monatliche Lizenz, Support von roXtra inklusive
Digitales QM
Dokumentation auf dem Gerät, das ohnehin dabei ist
Alle Dokumente lassen sich online ausfüllen, am PC, Tablet oder Android-Smartphone. Auf dem iPhone geht das nur eingeschränkt. Die meisten Angaben werden nur noch angeklickt, das verkürzt das Ausfüllen spürbar.
- Ein Formular lässt sich erst schließen, wenn alle Pflichtangaben ausgefüllt sind
- Vier-Augen-Prinzip: Ihr Team sieht nur geprüfte, freigegebene Fassungen
- Jede Änderung kommt per E-Mail, mit Vorher-nachher-Ansicht
- Weicht ein Messwert vom Sollwert ab, geht sofort eine E-Mail an den Zuständigen
- Vorhandene Dokumente übernehmen wir ohne großen Aufwand ins System
- Direkt mit unserem Büro verbunden: Änderungen arbeiten wir ein, ohne dass Dokumente per Mail hin- und hergehen
- Grundlage ist roXtra, ein deutsches Softwareprodukt, Server in Frankfurt
Papierlos ist ein Angebot, keine Bedingung. Viele Betriebe starten auf Papier und stellen später um. Kalkulation, Rezepturen und Spezifikationen lassen sich ebenfalls digital führen, mehr dazu unter Software & Digitalisierung.
Vorher: Klemmbrett und Ordner
Lücken in den Formularen fallen Wochen später auf. Niemand weiß sicher, welche Version gilt. Vor dem Audit wird rückwirkend nachgetragen.
Danach: geführte digitale Dokumentation
Prüfung schon beim Ausfüllen, revisionssichere Ablage, klar zugewiesene Aufgaben. Jeder Nachweis ist in Sekunden auffindbar.
Der Umfang
Was zu einem HACCP-Konzept und QM-System gehört
Grundlage sind die gesetzlichen Vorgaben und ein HACCP-Konzept für Ihren Betrieb. Aufgebaut wird mit professioneller Software inklusive Dokumentenmanagement und Cloud.
Aufbau
- HACCP-Konzept für Ihren Betrieb, tragfähig für die EU-Zulassung
- Fließschemata und Gefahrenanalysen
- Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formblätter
- Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Betriebshandbuch
- Reinigungskonzept und FMEA
Zulassung & Audit
- EU-Zulassung, inklusive Gesprächen mit Veterinäramt und Lebensmittelüberwachung
- Bauliche Anforderungen: Prozesswege, Zapfstellen, Abwasser, Sozialräume, Abfalllogistik
- Auditvorbereitung und -begleitung für QS, IFS, BRC und DIN ISO
- Krisenmanagement, Produktschutz, Food Fraud, Tierschutz
Laufender Betrieb
- Pflege und Aktualisierung aller QM-Unterlagen
- Eigenkontrollen organisieren, auch in den Filialen
- Mitarbeiterschulungen nach Infektionsschutzgesetz
- Etikettenkontrolle und Managementbewertung
- Produktanalysen: Mikrobiologie, Trinkwasser, Nasschemie, kommentiert in 8 Werktagen
- Verbesserungsprozess nach Kaizen
Die Analysen laufen über ein zertifiziertes Labor in Süddeutschland. Probenahmeinstrumente werden kurzfristig an jeden Ort in Deutschland geliefert, verderbliche Proben innerhalb eines Tages abgeholt.
Für wen
Wir kennen die Betriebe, für die wir das bauen
Ob Fleisch, Backwaren oder Milch: Die kritischen Punkte sind in jedem Betrieb andere. Danach richtet sich, was dokumentiert wird und was nicht.
Fleischereien & Metzgereien
Schlachtung, Zerlegung, Wurstproduktion, Theke und Partyservice, meist unter einem Dach und mit denselben Leuten.
Bäckereien & Konditoreien
Frühschicht, mehrere Filialen, Kühlkette. Die Dokumentation muss um vier Uhr morgens funktionieren, und die Eigenkontrollen in jeder Filiale.
Käsereien & Molkereien
Rohmilchannahme, Reifung, lückenlose Temperaturführung. Jede Charge muss rückverfolgbar bleiben.
Weitere Lebensmittelbetriebe
Schlachtung und Zerlegung, Geflügel, Catering und Partyservice, Großhandel, Speditionen mit Kühlkette.
Vorgehensweise
In vier Schritten zum System
Analysieren
Abläufe, vorhandene Dokumentation, gesetzliche Anforderungen und Ihr Ziel: Zulassung, Zertifizierung oder schlicht Ordnung.
Konzept entwickeln
HACCP-Konzept und QM-Struktur für Ihren Betrieb. Angelegt werden nur die Dokumente, die Sie tatsächlich führen müssen.
Umsetzen
Formblätter einrichten, Software aufsetzen, Team schulen. Die gängigen Formulare sind bereits vorbereitet, das spart Zeit und Kosten.
Begleiten
Auditvorbereitung, laufende Pflege, auf Wunsch als monatliche Betreuung, und der Einstieg in den Verbesserungsprozess nach Kaizen.
Warum Huber Consult
Wer selbst am Band stand, schreibt andere Checklisten
Jürgen Huber weiß aus zwölf Jahren Produktion, welche Erfassung um sechs Uhr morgens tatsächlich gemacht wird und welche nur auf dem Papier steht. Genau das entscheidet darüber, ob ein QM-System nach einem halben Jahr noch gepflegt wird.
- Metzgermeister, staatlich geprüfter Fleischtechniker und Betriebswirt des Handwerks
- Zugelassener QS-Auditor für Schlachtung, Zerlegung und Verarbeitung, seit 2023
- Fünf Betriebe seit 2012 bis zur EG-Zulassung begleitet, alle haben sie erhalten
- Zusammenarbeit mit Philipp Wiedemann bei Qualitätsmanagement und Auditierung
- Vermögensschadenshaftpflicht bis 150.000 €, zugelassen für BAFA und uWM
„Ein System nützt nichts, wenn es keiner ausfüllt. Deshalb fragen wir zuerst, wer welches Formular führen soll, und streichen den Rest.“
Häufige Fragen
Was kleine Betriebe zuerst fragen
Wir sind nur acht Leute. Brauchen wir wirklich ein QM-System?
Ein HACCP-Konzept ist gesetzlich vorgeschrieben, sobald Sie Lebensmittel herstellen oder verarbeiten, unabhängig von der Betriebsgröße. Offen ist nur der Umfang. Für acht Personen bauen wir etwas grundlegend anderes als für eine Fabrik.
Können Sie die Pflege dauerhaft übernehmen?
Ja. Für Betriebe ohne eigene QM-Abteilung ist das oft der sinnvollste Weg. Wir kommen in festen Abständen in den Betrieb, arbeiten dazwischen aus dem Büro, halten die Unterlagen aktuell, erinnern an die Eigenkontrollen und begleiten die Audits. Abgerechnet wird eine feste Monatspauschale.
Bei uns steht in vier Wochen ein Audit an. Ist das noch zu schaffen?
Rufen Sie an, statt das Formular auszufüllen: 02595 / 38 36 76. Ob vier Wochen reichen, hängt davon ab, was schon vorhanden ist. Wir sagen Ihnen im Telefonat, ob sich in der Zeit etwas Belastbares aufbauen lässt oder ob eine Verschiebung des Termins der bessere Weg ist.
Wer spricht mit dem Veterinäramt?
Wenn es nötig ist, wir. Wir organisieren die Gespräche mit Veterinäramt und Lebensmittelüberwachung und führen sie mit Ihnen. Für die EU-Zulassung planen wir außerdem die baulichen Anforderungen mit: Prozesswege, Zapfstellen, Abwasserführung, Sozialräume und Abfalllogistik.
Müssen wir dafür auf Software umsteigen?
Nein. Viele Betriebe starten auf Papier und stellen erst um, wenn das System im Alltag sitzt. Wenn Sie umstellen, läuft es über roXtra, ein deutsches Softwareprodukt mit Servern in Frankfurt. Ihre vorhandenen Dokumente übernehmen wir.
Unsere Mitarbeiter sind nicht besonders technikaffin.
Das ist der Normalfall und einer der Gründe für den Aufbau der Formulare: Die meisten Angaben werden angeklickt, nicht getippt. Die Schulung Ihres Teams gehört bei uns immer zur Umsetzung.
Was kostet das, und gibt es Förderung?
Den Aufbau rechnen wir nach Projekttagen ab, die dauerhafte Betreuung als feste Monatspauschale. Wie viel davon Sie brauchen, stecken wir im Erstgespräch ab. Huber Consult ist für BAFA-Beratungsförderung, Potenzialberatung NRW, unternehmensWert:Mensch und weitere Programme zugelassen. Den Aufwand für den Förderantrag übernehmen wir. Wichtig ist, dass der Antrag vor Beginn der Beratung gestellt wird. Günstiger wird es außerdem dadurch, dass die gängigen Formulare vorbereitet sind und kein eigener Webserver nötig ist.
Wir haben schon ein QM-System. Es funktioniert nur nicht.
Der häufigste Fall. Meist ist das System nicht falsch, nur zu groß: zu viele Formulare, zu weit weg vom tatsächlichen Ablauf. Wir prüfen, was davon bleiben kann, und arbeiten den Rest auf Ihre Abläufe um. In der Regel schrumpft dabei der Dokumentationsaufwand deutlich.
Nächster Schritt
Wo steht Ihr QM gerade?
Ob am Anfang, mitten in der Auditvorbereitung oder mit einem System, das niemand nutzt: Schildern Sie den Stand, wir sagen Ihnen, was der nächste sinnvolle Schritt ist.
- Eine Einschätzung, was Ihr Betrieb braucht und was er sich sparen kann
- Klarheit, welcher Standard für Sie gilt: HACCP, QS, IFS, BRC oder DIN ISO
- Eine Aussage dazu, ob und wie hoch Ihre Beratung förderfähig ist
Audit steht kurzfristig an? Dann lieber anrufen.
02595 / 38 36 76